Originalquelle: ALLRIS-Original
221795 · 2022-09-27 · Mitteilungsvorlage · öffentlich
Mitteilung:
Mit Ende der Sommerpause endet ebenfalls der im Projektverlauf vereinbarte Testzeitraum für die neue Sitzungstechnik im Ratssaal (und weiteren Räumlichkeiten). Aus diesem Grund soll über das weitere Vorgehen informiert werden:
Geplant ist, mithilfe eines Ingenieurbüros zunächst eine Modularisierung der im Fachkonzept erarbeiteten Komponenten vorzunehmen.
Die Modularisierung hat das Ziel, alle Bestandteile des Fachkonzeptes preislich einzuordnen. Sobald diese Einordnung vorliegt, wird eine Projektsitzung einberufen, um diese vorzustellen.
Anschließend erfolgt eine Beratung in den zuständigen Gremien. Ziel soll es hier sein festzulegen, aus welchen Bestandteilen die zukünftige Sitzungstechnik bestehen wird.
Nachdem eine Festlegung erfolgt ist, soll die Erstellung des Leistungsverzeichnisses beauftragt werden.
Aktuell befindet sich die Verwaltung in der Terminabstimmung mit dem ausgewählten Ingenieurbüro und wird nach erfolgter Abstimmung über den voraussichtlichen Zeithorizont informieren.
Beschlussvorschlag
Mitteilung:
Die Verwaltung informiert zum aktuellen Sachstand des Projektes:
Mit Hilfe eines Ingenieurbüros wurde eine Modularisierung der im Fachkonzept erarbeiteten Komponenten vorgenommen.
Das entsprechende Konzept ist als Anlage beigefügt und wird zur Kenntnis übermittelt. Die Kostenermittlung ist als nichtöffentliche Anlage beigefügt.
Mit der preislichen Einordnung durch das Konzept soll im nächsten Schritt in einem Workshop mit den Fraktionen eine Einordnung erfolgen, welche Komponenten beschafft werden sollen.
Im Workshop ist zu erarbeiten, welche Komponenten unter wirtschaftlichen Aspekten in welchen Sitzungsräumen zur Verfügung stehen sollen.
Mit den Ergebnissen aus dem Workshop wird dann eine Beschlussvorlage für die politischen Gremien gefertigt, damit mit Vergabe des Auftrags begonnen werden kann.
Sachverhalt
Es wird außerdem eine Anmietung von Sitzungstechnik in Form eines Rahmenvertrages für die Sitzungen in Beuel, Bad Godesberg und Hardtberg ausgeschrieben.
Beschlussvorschlag
Es wird außerdem eine Anmietung von Sitzungstechnik in Form eines Rahmenvertrages für die Sitzungen in Beuel, Bad Godesberg und Hardtberg ausgeschrieben.
Begründung
Zu 1. und 2.
Im Rahmen des Projekts zu Digitalisierung der Gremienarbeit wurden die Kosten für die Beschaffung einer Sitzungstechnik für das Stadthaus und für die Stadtbezirke mit einem Gesamtvolumen von bis zu 1, 8 Mio. Euro kalkuliert. (MV 221795-01)
Im Verlauf des Projekts wurden hingegen auch Risiken identifiziert, die gegen die Anschaffung der Sitzungstechnik sprechen.
Aktuell ist noch nicht kalkulierbar, ob das Stadthaus über das Jahr 2027 hinaus genutzt werden kann. Darüber hinaus ist auch die Unterbringung der Stadtverwaltung in einem neuen Objekt ab 2035 noch nicht abschließen geklärt. Im Falle der Beschaffung von Sitzungstechnik müsste diese im ungünstigen Fall bereits 2027 an ein neues Gebäude angepasst werden. Es bestünde auch die Möglichkeit, dass in einem neuen Verwaltungsgebäude bereits Technik verbaut ist.
Bisher ist nicht abzusehen, wie sich die Akzeptanz und die technischen Anforderungen an die Sitzungstechnik entwickeln, nach dem grade erst Softwarekomponenten für die Durchführung von hybriden Sitzungen zertifiziert wurden. Mit einer Mietlösung wäre die Stadt wesentlich flexibler als mit der Beschaffung
_Gekürzt._
Sachverhalt
Erfolgt mündlich.
Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Inhalt der ST:
Die Verwaltung plant im ersten Quartal 2024 ein Konzept zur Erprobung von hybriden Sitzungen zu entwickeln.
Dies wird unter anderem folgende Punkte/Fragestellungen beinhalten:
Sachverhalt
Die Verwaltung wird beauftragt, im November 2024 eine hybride Testsitzung durchzuführen und danach
dem Rat die Auswertung sowie ein Verfahrensvorschlag vorzulegen.
Beschlussvorschlag
Die Verwaltung wird beauftragt, im November 2024 eine hybride Testsitzung durchzuführen und danach dem Rat die Auswertung sowie ein Verfahrensvorschlag vorzulegen.
Begründung
Damit zukünftig die rechtssichere Durchführung hybrider bzw. digitaler (nur in besonderen Ausnahmen nach 47a GO NRW) Gremiensitzungen gewährleistet werden kann, ist es erforderlich, alle möglichen (Sonder-) Fälle und Szenarien in einer Testsitzung auf die technische Umsetzbarkeit zu erproben.
Aufgrund der Sanierung der Brandschutzklappen und der damit einhergehenden Sperrung des Ratssaals bis Ende Oktober 2024, hat die Verwaltung gemäß des __Ratsbeschlusses__ vom 12.12.2023 eine Ausschreibung für eine erweiterte Sitzungstechnik im Ratssaal ab diesem Zeitpunkt ausgeschrieben. Die dann zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten lassen die Erprobung einer hybriden Sitzungsdurchführung zu. Dazu zählen vor allem die Erweiterung der Kameraperspektiven. Aufgrund der vorherigen Sperrung des Ratssaals ist eine frühere Testung von System und Sitzungsform nicht möglich. Insbesondere sind hierbei nachfolgende Voraussetzungen/Problemstellungen zu prüfen:
_Gekürzt._
Stellungnahme der Verwaltung
Mit der Beschlussvorlage __221795-05__ hat die Verwaltung darüber informiert, dass vorerst von der Einführung eines Abstimmungstools abgesehen werden soll, da noch kein System gefunden wurde, was für die Durchführung von hybriden bzw. digitalen Sitzungen einen Mehrwert bieten konnte.
Zwischenzeitlich konnte sich die Verwaltung das erst vor kurzem zertifizierte Abstimmungstool „Linkando“ vorführen lassen. Dieses System bietet, wie das Abstimmungssystem von ALLRIS auch, die Möglichkeit, dass die Informationen des Ratsinformationssystems in die Anwendung von Linkando integriert werden können, sodass der Mehraufwand, der für die Schriftführungen mit Einführung eines Abstimmungssystems entstehen wird, so gering wie möglich gehalten werden kann. Das System konnte aber vor allem auch im Hinblick auf die Anwenderfreundlichkeit für die Mandatstragenden überzeugen. Es ist möglich, das Abstimmungstool in die Anwendung des Video- und Konferenzsystems (Zoom X) zu implementieren. Dies bietet den Vorteil, dass die Mandatstragenden nicht mit drei verschiedenen Anwendungen arbeiten und zwischen diesen hin- und herspringen müssen, s
_Gekürzt._
Sachverhalt
Die Digitalisierung der Gremienarbeit ist ein wichtiger Schritt hin zu einer zukunftsfesten Kommunalpolitik. Insbesondere, aber nicht ausschließlich, für Berufstätige, Eltern, Senioren oder Behinderte ist digitale Sitzungstechnik ein wichtiger Bestandteil für die Möglichkeit kommunaler Teilhabe und Mitbestimmung. Darüber hinaus ermöglicht sie auch eine höhere Flexibilität im Ehrenamt und bessere Zeitnutzung. Die Verwaltung sollte sich daher nicht von der hybriden Sitzungstechnik verabschieden, sondern diese - sobald möglich - weiter entschlossen vorantreiben.
Beschlussvorschlag
Im Antrag DS 221795-07 soll der Satz:
„Im Anschluss wird eine Überprüfung vorgenommen, ob das Projekt fortgeführt werden soll.“ gestrichen werden.
Stattdessen soll folgender Passus eingefügt werden:
„Das Projekt soll derart fortgeführt werden, dass es in die Planungen für die Gestaltung neuer zukünftiger Tagungsräume einfließt. Es sollen hybride Konferenztechniken von Anfang an mitgedacht und mitgeplant werden.“
Sachverhalt
Das Projekt zur Durchführung von hybriden Gremiensitzungen wird aufgrund der aktuell angespannten Haushaltslage für den Zeitraum des Doppelhaushaltes 2025/2026 nicht weiterverfolgt.
Im Anschluss wird eine Überprüfung vorgenommen, ob das Projekt fortgeführt werden soll.
Beschlussvorschlag
Das Projekt zur Durchführung von hybriden Gremiensitzungen wird aufgrund der aktuell angespannten Haushaltslage für den Zeitraum des Doppelhaushaltes 2025/2026 nicht weiterverfolgt. Im Anschluss wird eine Überprüfung vorgenommen, ob das Projekt fortgeführt werden soll.
Begründung
Die Verwaltung wurde mit Ratsbeschlüssen beauftragt, die Attraktivität des Livestreams zu verbessern und eine hybride Testsitzung durchzuführen.
Während es im Bereich des Livestreams in Kürze zu deutlichen Verbesserungen kommen wird, wie am Ende der Vorlage berichtet wird, soll zuerst auf den Themenkomplex hybride Sitzungen eingegangen werden.
Mit dem __Ratsbeschluss vom 20.06.2024__ wurde die Verwaltung mit der Vorbereitung und Durchführung einer hybriden Testsitzung beauftragt.
Daraufhin hat die Verwaltung umfangreiche Vorbereitungen zur Durchführung einer Testsitzung vorgenommen.
Dazu wurden ausgiebige Tests und Erkundungen von Konferenz- und Abstimmungssoftware durchgeführt. Die rechtlichen Rahmenbedingungen wurden geprüft und es erfolgte ein intensiver Austausch mit dem Städtetag NRW und verschiedenen Kommunen. Es wurde eine Ausschreibung für Sitzungstechnik im Ratssaal durchgeführt, die für die Durchführung von hybriden Gremiensitzungen geeignet ist und nach der Brandschutzklappensanierung im Ratssaal installiert wird, die zu den oben dargestellten Verbesserungen führen sollen.
Der Stand der Vorbereitunge
_Gekürzt._
Sachverhalt
Digitale Gremienarbeit bietet langfristig erhebliche Potenziale zur Effizienzsteigerung. Durch die Einführung digitaler oder hybrider Sitzungen kann der Verwaltungsaufwand reduziert, die Kommunikation beschleunigt und Transparenz für die Öffentlichkeit verbessert werden.
Die Ausnahmesituation der Pandemie hat zu einer schnellen Verbreitung von digitalen und hybriden Sitzungen in der Wirtschaft und in der Zivilgesellschaft geführt. Die Politik darf sich nicht von diesen Entwicklungen abkoppeln, sondern muss Erfahrungen sammeln, um den Rahmen für weitere Innovationen zu gestalten.
Ein Pilotprojekt schafft die Grundlage, um die nötige technische und organisatorische Kompetenz aufzubauen und Schritt für Schritt die Anforderungen einer modernen Verwaltung zu erfüllen. Es dient dazu, die Machbarkeit, Akzeptanz und potenziellen Vorteile der digitalen Gremienarbeit in der Praxis zu testen, ohne die Verwaltung unmittelbar finanziell zu überfordern. Gleichzeitig sind die Antragsteller*innen der Überzeugung, dass Digitalisierung im Bereich der Gremiensitzungen kein Selbstzweck ist. Daher sollen auch mögliche Nachteile digitaler Gremienarbeit – etwa geringerer persönlicher Kontakt und persön
_Gekürzt._
Beschlussvorschlag
Die Vorlage 221795 wird wie folgt ersetzt:
Die Verwaltung wird beauftragt, das Projekt zur Durchführung von hybriden Gremiensitzungen weiter zu verfolgen und hierzu als Pilot im Kalenderjahr 2026 in zwei Gremien (mind. ein Ausschuss) hybride Sitzungen durchzuführen.
Hierzu erarbeitet die Verwaltung einen Umsetzungsvorschlag und bringt diesen in den Ausschuss ein. Um organisatorische und finanzielle Aufwendungen gering zu halten, sollen nachstehende Kriterien berücksichtigt werden: