Originalquelle: [ALLRIS-Original](https://www.bonn.sitzung-online.de/public/vo020?VOLFDNR=2008312) # Digitalisierung der Gremienarbeit 221795 · 2022-09-27 · Mitteilungsvorlage · öffentlich ## Beschlussvorschlag **Mitteilung: ** Mit Ende der Sommerpause endet ebenfalls der im Projektverlauf vereinbarte Testzeitraum für die neue Sitzungstechnik im Ratssaal (und weiteren Räumlichkeiten). Aus diesem Grund soll über das weitere Vorgehen informiert werden: Geplant ist, mithilfe eines Ingenieurbüros zunächst eine Modularisierung der im Fachkonzept erarbeiteten Komponenten vorzunehmen. Die Modularisierung hat das Ziel, alle Bestandteile des Fachkonzeptes preislich einzuordnen. Sobald diese Einordnung vorliegt, wird eine Projektsitzung einberufen, um diese vorzustellen. Anschließend erfolgt eine Beratung in den zuständigen Gremien. Ziel soll es hier sein festzulegen, aus welchen Bestandteilen die zukünftige Sitzungstechnik bestehen wird. Nachdem eine Festlegung erfolgt ist, soll die Erstellung des Leistungsverzeichnisses beauftragt werden. Aktuell befindet sich die Verwaltung in der Terminabstimmung mit dem ausgewählten Ingenieurbüro und wird nach erfolgter Abstimmung über den voraussichtlichen Zeithorizont informieren. ## Beratungsfolge - 2022-09-27 · Unterausschuss für Digitalisierung und Organisation · zur Kenntnis genommen - 2023-03-09 · Unterausschuss für Digitalisierung und Organisation · zur Kenntnis genommen - 2023-03-15 · Bezirksvertretung Beuel · zur Kenntnis genommen - 2023-03-16 · Hauptausschuss · zur Kenntnis genommen - mit Protokollnotiz - 2023-03-28 · Bezirksvertretung Hardtberg · zur Kenntnis genommen - 2023-03-29 · Bezirksvertretung Bad Godesberg · vertagt - 2023-04-18 · Bezirksvertretung Bonn · zur Kenntnis genommen - mit Protokollnotiz - 2023-05-31 · Bezirksvertretung Bad Godesberg · vertagt - 2023-08-09 · Bezirksvertretung Bad Godesberg · vertagt - 2023-09-06 · Bezirksvertretung Bad Godesberg · vertagt - 2023-10-24 · Unterausschuss für Digitalisierung und Organisation · ungeändert beschlossen - 2023-10-25 · Bezirksvertretung Bad Godesberg · vertagt - 2023-11-02 · Hauptausschuss · bei Anerkennung der Tagesordnung nicht aufgenommen oder vertagt - 2023-11-08 · Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Vergabe · vertagt - 2023-11-14 · Bezirksvertretung Bonn · geändert beschlossen - 2023-11-22 · Bezirksvertretung Bad Godesberg · wg. Sitzungsabbruch nicht behandelt (vertagt) - 2023-11-28 · Bezirksvertretung Hardtberg · geändert beschlossen - 2023-12-05 · Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Vergabe · ungeändert beschlossen - 2023-12-06 · Bezirksvertretung Bad Godesberg · geändert beschlossen - 2023-12-06 · Bezirksvertretung Beuel · abgelehnt - 2023-12-07 · Hauptausschuss · ohne Ergebnis - 2023-12-12 · Rat · geändert beschlossen - 2024-01-17 · Bezirksvertretung Bad Godesberg · ohne Ergebnis - 2024-02-21 · Bezirksvertretung Bad Godesberg · vertagt - 2024-03-07 · Bezirksvertretung Bad Godesberg · zur Kenntnis genommen - 2024-06-12 · Unterausschuss für Digitalisierung und Organisation · ungeändert beschlossen - 2024-06-20 · Rat · ungeändert beschlossen - 2025-01-21 · Unterausschuss für Digitalisierung und Organisation · bei Anerkennung der Tagesordnung nicht aufgenommen oder vertagt - 2025-04-02 · Unterausschuss für Digitalisierung und Organisation · geändert beschlossen - 2025-04-29 · Hauptausschuss · geändert beschlossen - 2025-05-08 · Rat · geändert beschlossen ## Nebenvorlagen (Stellungnahmen, Änderungsanträge) ### 221795-01 Digitalisierung der Gremienarbeit {#nv-2010884} **Beschlussvorschlag** **Mitteilung: ** Die Verwaltung informiert zum aktuellen Sachstand des Projektes: Mit Hilfe eines Ingenieurbüros wurde eine Modularisierung der im Fachkonzept erarbeiteten Komponenten vorgenommen. Das entsprechende Konzept ist als Anlage beigefügt und wird zur Kenntnis übermittelt. Die Kostenermittlung ist als nichtöffentliche Anlage beigefügt. Mit der preislichen Einordnung durch das Konzept soll im nächsten Schritt in einem Workshop mit den Fraktionen eine Einordnung erfolgen, welche Komponenten beschafft werden sollen. Im Workshop ist zu erarbeiten, welche Komponenten unter wirtschaftlichen Aspekten in welchen Sitzungsräumen zur Verfügung stehen sollen. Mit den Ergebnissen aus dem Workshop wird dann eine Beschlussvorlage für die politischen Gremien gefertigt, damit mit Vergabe des Auftrags begonnen werden kann. ### 221795-02 Digitalisierung der Gremienarbeit {#nv-2012806} **Sachverhalt** 1. Die Verwaltung wird beauftragt eine Sitzungstechnik für den Ratssaal dauerhaft für einen Zeitraum von 4 Jahren anzumieten. Es wird außerdem eine Anmietung von Sitzungstechnik in Form eines Rahmenvertrages für die Sitzungen in Beuel, Bad Godesberg und Hardtberg ausgeschrieben. 2. Die Verwaltung verfolgt die Beschaffung einer eigenen Sitzungstechnik vorerst nicht weiter. 3. Auf die Ausstattung moderner Sitzungstechnik für die Sitzungsräume 1 und 2/3 (Schätzkosten 70.000 €) wird vorerst verzichtet, da das Angebot des Streamings von Ausschusssitzungen von der Bürgerschaft nur sehr begrenzt angenommen wird. Sollte dafür ein Bedarf entstehen, wird die Anmietung von Technik den politischen Gremien zur Beschlussfassung vorgelegt. 4. Der Einleitung des Vergabeverfahrens für die anzumietende Sitzungstechnik im Stadthaus wird zugestimmt. (Beschlusskompetenz Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Vergabe) **Beschlussvorschlag** 1. Die Verwaltung wird beauftragt eine Sitzungstechnik für den Ratssaal dauerhaft für einen Zeitraum von 4 Jahren anzumieten. Es wird außerdem eine Anmietung von Sitzungstechnik in Form eines Rahmenvertrages für die Sitzungen in Beuel, Bad Godesberg und Hardtberg ausgeschrieben. 2. Die Verwaltung verfolgt die Beschaffung einer eigenen Sitzungstechnik vorerst nicht weiter. 3. Auf die Ausstattung moderner Sitzungstechnik für die Sitzungsräume 1 und 2/3 (Schätzkosten 70.000 €) wird vorerst verzichtet, da das Angebot des Streamings von Ausschusssitzungen von der Bürgerschaft nur sehr begrenzt angenommen wird. Sollte dafür ein Bedarf entstehen, wird die Anmietung von Technik den politischen Gremien zur Beschlussfassung vorgelegt. 4. Der Einleitung des Vergabeverfahrens für die anzumietende Sitzungstechnik im Stadthaus wird zugestimmt. (Beschlusskompetenz Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Vergabe) **Begründung** Zu 1. und 2. Im Rahmen des Projekts zu Digitalisierung der Gremienarbeit wurden die Kosten für die Beschaffung einer Sitzungstechnik für das Stadthaus und für die Stadtbezirke mit einem Gesamtvolumen von bis zu 1, 8 Mio. Euro kalkuliert. (MV 221795-01) Im Verlauf des Projekts wurden hingegen auch Risiken identifiziert, die gegen die Anschaffung der Sitzungstechnik sprechen. 1. Zukunft des Stadthauses Aktuell ist noch nicht kalkulierbar, ob das Stadthaus über das Jahr 2027 hinaus genutzt werden kann. Darüber hinaus ist auch die Unterbringung der Stadtverwaltung in einem neuen Objekt ab 2035 noch nicht abschließen geklärt. Im Falle der Beschaffung von Sitzungstechnik müsste diese im ungünstigen Fall bereits 2027 an ein neues Gebäude angepasst werden. Es bestünde auch die Möglichkeit, dass in einem neuen Verwaltungsgebäude bereits Technik verbaut ist. 2. Hybride Gremiensitzungen Bisher ist nicht abzusehen, wie sich die Akzeptanz und die technischen Anforderungen an die Sitzungstechnik entwickeln, nach dem grade erst Softwarekomponenten für die Durchführung von hybriden Sitzungen zertifiziert wurden. Mit einer Mietlösung wäre die Stadt wesentlich flexibler als mit der Beschaffung _Gekürzt._ ### 221795-03 AA CDU-Änderungsantrag - Digitalisierung der GremienarbeitAntrag zur Vorlage 221795 {#nv-2014472} **Sachverhalt** Erfolgt mündlich. **Beschlussvorschlag** 1. Die Verwaltung wird beauftragt kurzfristig die Hauptsatzung bzw. GO des Rates so anzupassen, dass ab 2024 hybride Gremiensitzungen möglich sind. 2. Die entsprechende Sitzungstechnik zur Gewährleistung der hybriden Sitzungsteilnahme wird dauerhaft für den Ratssaal und die Sitzungssäle 1 und 2 für einen Zeitraum von zwei Jahren beschränkt mit der Option, den Vertrag max. 2x um jeweils ein weiteres Jahr, angemietet. Es wird außerdem eine Anmietung von Sitzungstechnik in Form eines Rahmenvertrages für die Sitzungen in Beuel, Bad Godesberg und Hardtberg ausgeschrieben. 3. Die Verwaltung wird beauftragt aufzuzeigen, ob durch das neue hybride Sitzungsformat zukünftig überhaupt auf einen Livestream verzichtet werden kann. 4. Die Verwaltung wird die offenen Punkte aus der Druckvorlage 221170 mit in den Rahmenvertrag integrieren. 5. Der Einleitung des Vergabeverfahrens für die anzumietende Sitzungstechnik wird unter Berücksichtigung der neuen Kriterien zugestimmt und für alle aufgeführten Sitzungsräume veranlasst. ### 221795-04 ST Digitalisierung der Gremienarbeit {#nv-2015106} **Sachverhalt** **Inhalt der ST:** Die Verwaltung plant im ersten Quartal 2024 ein Konzept zur Erprobung von hybriden Sitzungen zu entwickeln. Dies wird unter anderem folgende Punkte/Fragestellungen beinhalten: - Anpassungsbedarf in der Geschäftsordnung - rechtliche Fragen bezüglich der Übertragung und digitalen Teilnahme - gegebenenfalls Anpassung der Technik-Ausschreibung auf die Anforderungen von hybriden Sitzungen - Abstimmung und Entscheidung welche Software für Videoübertragung und Online-Abstimmung beschafft werden soll - Auswahl welche Gremien die Testläufe von hybriden Sitzungen durchführen ### 221795-05 Digitalisierung der Gremienarbeit - Durchführung einer Testsitzung {#nv-2017116} **Sachverhalt** Die Verwaltung wird beauftragt, im November 2024 eine hybride Testsitzung durchzuführen und danach dem Rat die Auswertung sowie ein Verfahrensvorschlag vorzulegen. **Beschlussvorschlag** Die Verwaltung wird beauftragt, im November 2024 eine hybride Testsitzung durchzuführen und danach dem Rat die Auswertung sowie ein Verfahrensvorschlag vorzulegen. **Begründung** Damit zukünftig die rechtssichere Durchführung hybrider bzw. digitaler (nur in besonderen Ausnahmen nach 47a GO NRW) Gremiensitzungen gewährleistet werden kann, ist es erforderlich, alle möglichen (Sonder-) Fälle und Szenarien in einer Testsitzung auf die technische Umsetzbarkeit zu erproben. Aufgrund der Sanierung der Brandschutzklappen und der damit einhergehenden Sperrung des Ratssaals bis Ende Oktober 2024, hat die Verwaltung gemäß des [__Ratsbeschlusses__](https://www.bonn.sitzung-online.de/public/TO020?TOLFDNR=2051801&SILFDNR=2001695) vom 12.12.2023 eine Ausschreibung für eine erweiterte Sitzungstechnik im Ratssaal ab diesem Zeitpunkt ausgeschrieben. Die dann zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten lassen die Erprobung einer hybriden Sitzungsdurchführung zu. Dazu zählen vor allem die Erweiterung der Kameraperspektiven. Aufgrund der vorherigen Sperrung des Ratssaals ist eine frühere Testung von System und Sitzungsform nicht möglich. Insbesondere sind hierbei nachfolgende Voraussetzungen/Problemstellungen zu prüfen: - Wahrung des Öffentlichkeitsgrundsatzes nach § 2 Abs. 3 Digi SiVO - nachvollziehbare Abstimmungen (offen, namentlich) nach § 4 Abs. 1 Digi SiVO - Verfa _Gekürzt._ ### 221795-06 ST Digitalisierung der Gremienarbeit - Ergänzende Information zum Abstimmungssystem {#nv-2017741} **Stellungnahme der Verwaltung** Mit der Beschlussvorlage [__221795-05__](https://www.bonn.sitzung-online.de/public/VO020?VOLFDNR=2017116) hat die Verwaltung darüber informiert, dass vorerst von der Einführung eines Abstimmungstools abgesehen werden soll, da noch kein System gefunden wurde, was für die Durchführung von hybriden bzw. digitalen Sitzungen einen Mehrwert bieten konnte. Zwischenzeitlich konnte sich die Verwaltung das erst vor kurzem zertifizierte Abstimmungstool „Linkando“ vorführen lassen. Dieses System bietet, wie das Abstimmungssystem von ALLRIS auch, die Möglichkeit, dass die Informationen des Ratsinformationssystems in die Anwendung von Linkando integriert werden können, sodass der Mehraufwand, der für die Schriftführungen mit Einführung eines Abstimmungssystems entstehen wird, so gering wie möglich gehalten werden kann. Das System konnte aber vor allem auch im Hinblick auf die Anwenderfreundlichkeit für die Mandatstragenden überzeugen. Es ist möglich, das Abstimmungstool in die Anwendung des Video- und Konferenzsystems (Zoom X) zu implementieren. Dies bietet den Vorteil, dass die Mandatstragenden nicht mit drei verschiedenen Anwendungen arbeiten und zwischen diesen hin- und herspringen müssen, s _Gekürzt._ ### 221795-08 AA FDP-Änderungsantrag: Digitalisierung der GremienarbeitAntrag zur Vorlage 221795 {#nv-2021034} **Sachverhalt** Die Digitalisierung der Gremienarbeit ist ein wichtiger Schritt hin zu einer zukunftsfesten Kommunalpolitik. Insbesondere, aber nicht ausschließlich, für Berufstätige, Eltern, Senioren oder Behinderte ist digitale Sitzungstechnik ein wichtiger Bestandteil für die Möglichkeit kommunaler Teilhabe und Mitbestimmung. Darüber hinaus ermöglicht sie auch eine höhere Flexibilität im Ehrenamt und bessere Zeitnutzung. Die Verwaltung sollte sich daher nicht von der hybriden Sitzungstechnik verabschieden, sondern diese - sobald möglich - weiter entschlossen vorantreiben. **Beschlussvorschlag** Im Antrag **DS 221795-07** soll der Satz: „Im Anschluss wird eine Überprüfung vorgenommen, ob das Projekt fortgeführt werden soll.“ gestrichen werden. Stattdessen soll folgender Passus eingefügt werden: „Das Projekt soll derart fortgeführt werden, dass es in die Planungen für die Gestaltung neuer zukünftiger Tagungsräume einfließt. Es sollen hybride Konferenztechniken von Anfang an mitgedacht und mitgeplant werden.“ ### 221795-07 Digitalisierung der Gremienarbeit {#nv-2020754} **Sachverhalt** Das Projekt zur Durchführung von hybriden Gremiensitzungen wird aufgrund der aktuell angespannten Haushaltslage für den Zeitraum des Doppelhaushaltes 2025/2026 nicht weiterverfolgt. Im Anschluss wird eine Überprüfung vorgenommen, ob das Projekt fortgeführt werden soll. **Beschlussvorschlag** Das Projekt zur Durchführung von hybriden Gremiensitzungen wird aufgrund der aktuell angespannten Haushaltslage für den Zeitraum des Doppelhaushaltes 2025/2026 nicht weiterverfolgt. Im Anschluss wird eine Überprüfung vorgenommen, ob das Projekt fortgeführt werden soll. **Begründung** Die Verwaltung wurde mit Ratsbeschlüssen beauftragt, die Attraktivität des Livestreams zu verbessern und eine hybride Testsitzung durchzuführen. Während es im Bereich des Livestreams in Kürze zu deutlichen Verbesserungen kommen wird, wie am Ende der Vorlage berichtet wird, soll zuerst auf den Themenkomplex hybride Sitzungen eingegangen werden. Mit dem [__Ratsbeschluss vom 20.06.2024__](https://www.bonn.sitzung-online.de/public/TO020?TOLFDNR=2060892) wurde die Verwaltung mit der Vorbereitung und Durchführung einer hybriden Testsitzung beauftragt. Daraufhin hat die Verwaltung umfangreiche Vorbereitungen zur Durchführung einer Testsitzung vorgenommen. Dazu wurden ausgiebige Tests und Erkundungen von Konferenz- und Abstimmungssoftware durchgeführt. Die rechtlichen Rahmenbedingungen wurden geprüft und es erfolgte ein intensiver Austausch mit dem Städtetag NRW und verschiedenen Kommunen. Es wurde eine Ausschreibung für Sitzungstechnik im Ratssaal durchgeführt, die für die Durchführung von hybriden Gremiensitzungen geeignet ist und nach der Brandschutzklappensanierung im Ratssaal installiert wird, die zu den oben dargestellten Verbesserungen führen sollen. Der Stand der Vorbereitunge _Gekürzt._ ### 221795-09 AA Koalitions-Änderungsantrag: Digitalisierung der GremienarbeitAntrag zur Vorlage 221795 {#nv-2022256} **Sachverhalt** Digitale Gremienarbeit bietet langfristig erhebliche Potenziale zur Effizienzsteigerung. Durch die Einführung digitaler oder hybrider Sitzungen kann der Verwaltungsaufwand reduziert, die Kommunikation beschleunigt und Transparenz für die Öffentlichkeit verbessert werden. Die Ausnahmesituation der Pandemie hat zu einer schnellen Verbreitung von digitalen und hybriden Sitzungen in der Wirtschaft und in der Zivilgesellschaft geführt. Die Politik darf sich nicht von diesen Entwicklungen abkoppeln, sondern muss Erfahrungen sammeln, um den Rahmen für weitere Innovationen zu gestalten. Ein Pilotprojekt schafft die Grundlage, um die nötige technische und organisatorische Kompetenz aufzubauen und Schritt für Schritt die Anforderungen einer modernen Verwaltung zu erfüllen. Es dient dazu, die Machbarkeit, Akzeptanz und potenziellen Vorteile der digitalen Gremienarbeit in der Praxis zu testen, ohne die Verwaltung unmittelbar finanziell zu überfordern. Gleichzeitig sind die Antragsteller*innen der Überzeugung, dass Digitalisierung im Bereich der Gremiensitzungen kein Selbstzweck ist. Daher sollen auch mögliche Nachteile digitaler Gremienarbeit – etwa geringerer persönlicher Kontakt und persön _Gekürzt._ **Beschlussvorschlag** Die Vorlage 221795 wird wie folgt ersetzt: Die Verwaltung wird beauftragt, das Projekt zur Durchführung von hybriden Gremiensitzungen weiter zu verfolgen und hierzu als Pilot im Kalenderjahr 2026 in zwei Gremien (mind. ein Ausschuss) hybride Sitzungen durchzuführen. Hierzu erarbeitet die Verwaltung einen Umsetzungsvorschlag und bringt diesen in den Ausschuss ein. Um organisatorische und finanzielle Aufwendungen gering zu halten, sollen nachstehende Kriterien berücksichtigt werden: 1. Die entsprechenden Ausschüsse oder Beiräte sollen ohne großen Mehraufwand in technisch ausgestatteten Sitzungsräumen stattfinden können. 2. Das Pilotprojekt soll für Abstimmungen und Wahlen “Abstimmungen per Handzeichen” als Regel definieren. 3. Der Bedarf an zusätzlicher technischer Ausstattung soll so gering wie möglich gehalten werden. 4. Außerdem können für die Auswahl der Gremien Tagungszeiten und eine durchschnittlich geringe Anzahl nichtöffentlicher Tagungsordnungspunkte berücksichtigt werden. 5. Für das Pilotprojekt sind im Haushalt gemäß DS 240986-95 AA konsumtive Mittel i Hv 70.000, - € vorgesehen. ## Dokumente - Sammeldokument öffentlich ([Original](https://www.bonn.sitzung-online.de/public/doc?DOCTYP=130&DOLFDNR=2893112&OTYP=41)) - Sammeldokument öffentlich ([Original](https://www.bonn.sitzung-online.de/public/doc?DOCTYP=130&DOLFDNR=2949663&OTYP=41))