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Gesamtstädtisches Projekt „Umstellung auf SAP-S/4HANA“

241773 · 2024-11-06 · Beschlussvorlage · öffentlich

Sachverhalt

Der Rat der Bundesstadt Bonn nimmt den Projektsachstand zur „Umstellung auf SAP-S/4HANA“ in der Stadtverwaltung Bonn zustimmend zur Kenntnis. Diese Zustimmung bezieht sich explizit auch darauf, dass:

  1. Der Rat beschließt auf dieser Basis die Einrichtung bzw. Bereitstellung zusätzlicher, personeller Projektressourcen im Umfang von insgesamt elf Stellen:

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Beschlussvorschlag

Der Rat der Bundesstadt Bonn nimmt den Projektsachstand zur „Umstellung auf SAP-S/4HANA“ in der Stadtverwaltung Bonn zustimmend zur Kenntnis. Diese Zustimmung bezieht sich explizit auch darauf, dass:

  1. Der Rat beschließt auf dieser Basis die Einrichtung bzw. Bereitstellung zusätzlicher, personeller Projektressourcen im Umfang von insgesamt elf Stellen:

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Begründung

Das Neue Kommunale Finanzmanagement (NKF) ist ein an der kaufmännischen Doppik orientiertes Haushalts- und Rechnungswesen für die Gemeinden in Nordrhein-Westfalen. Spätestens seit dem 1. Januar 2009 sind die Gemeinden in NRW verpflichtet, ihre Haushaltsplanung, Haushaltswirtschaft und den Jahresabschluss sowie Lagebericht nach NKF-Grundsätzen aufzustellen.

Das kommunale Haushalts- und Rechnungswesen stellt gemäß Gemeindeordnung NRW eine gesetzliche Kernfunktion von Gemeinden dar und hat als dementsprechende Pflichtaufgabe eine gesamtstädtische Bedeutung. Die Bundesstadt Bonn hat das NKF zum 1. Januar 2008 flächendeckend eingeführt. Die technologische Basis für das NKF-Rechnungswesen bei der Bundesstadt Bonn bildet seit der Umstellung das derzeit noch im Einsatz befindliche SAP-ERP-System. Die Umstellung wurde seinerzeit in einem mehrjährigen Projekt unter Federführung des Dezernates II sowie einer externen Beratung vorbereitet und vollzogen.

Zwischenzeitlich nutzt nicht nur die Bundesstadt Bonn selbst dieses System, sondern es wurden sukzessive jeweils ein neuer Buchungskreis für die bonnorange AöR und das Städtische Gebäudemanagement konzipiert und eingeführt.

Generell stehen b

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Beratungsfolge

Nebenvorlagen (Stellungnahmen, Änderungsanträge)

241773-01 AA Änderungsantrag Grüne/SPD/Volt: Gesamtstädtisches Projekt „Umstellung auf SAP-S/4HANA“Antrag zur Vorlage 241773

Sachverhalt

Haushalterische Notwendigkeit.

Beschlussvorschlag

Die Verwaltung wird gebeten, die personellen Projektressourcen von insgesamt elf Stellen für das gesamtstädtische Projekt „Umstellung auf SAP-S/4HANA“ unter Ziffer 1 wie folgt zu ersetzen

a) zu priorisieren, b) anteilig Stellen zu kürzen/zu streichen c) und, wenn möglich, eine zeitliche Stellenstreckung/Staffelung umzusetzen. d) Grundsätzlich Stellen im gesamten Bestand im Rahmen der Haushaltsberatungen zu kürzen und der Politik per Beschluss vorzulegen.

241773-02 AA Koalitionsänderungsantrag: Gesamtstädtisches Projekt „Umstellung auf SAP-S/4HANA“Antrag zur Vorlage 241773

Sachverhalt

Die Umstellung von R/3 auf S/4 HANA ist grundsätzlich notwendig, da SAP die Unterstützung von R/3 Ende 2027 einstellt und Software ohne Support nicht eingesetzt werden sollte.

Zu 1.

Haushalterische Notwendigkeit.

Zu 2.

Der “Greenfield-Vorschlag” der Verwaltung bedeutet, dass Prozesse neu entwickelt und aufgesetzt werden. Inwieweit dies zu einer Anpassung der Stadt an SAP/4HANA oder eine Anpassung von SAP/4HANA führt, ist in der betreffenden Beschlussvorlage nicht abschließend bezeichnet. Beide Varianten oder Mischformen haben Implikationen, da der städtische Prozess zur Dokumentation von Prozessen nicht abgeschlossen ist, jedoch Abhängigkeiten vorliegen; deshalb sind diese Prozesse zu verzahnen, insbesondere um (bürokratischen) (Mehr-) Aufwand zu minimieren.

Zu 3.

Ein Projekt in der Größenordnung (15 Mio Euro inklusive Eigenleistungen) sollte politisch überwacht werden. Insbesondere im Hinblick auf den aktuellen Haushalt sowie auf potenzielle Kostensteigerungen. Die Antragstellenden halten daher eine verpflichtende Berichterstattung für zwingend erforderlich.

Beschlussvorschlag

Der Koalitionsänderungsantrag 241773-01 AA wird ersetzt und die Beschlussvorlage 241773 wie folgt ergänzt:

  1. Vor Stellenbesetzung wird die Verwaltung gebeten,

a) zu priorisieren,

b) anteilig zwei VZÄ zu streichen

c) und weitere zwei VZÄ zusätzlich im Gesamtstellenplan an anderer Stelle einzusparen.

  1. Die Verwaltung wird beauftragt, die Entwicklung des Gesamtstädtischen Prozessmanagements (vgl. Mitteilung 240897) mit dem Gesamtstädtischen Projekt „Umstellung auf SAP-S/4HANA“ zu verzahnen und darzulegen, welche Wirkungen sich für das gesamtstädtische Prozessmanagement durch die Umstellung auf SAP-S/4HANA ergeben.
  1. Die Verwaltung wird beauftragt, im Unterausschuss Digitalisierung und Organisation sowie im Hauptausschuss regelmäßig über den Projektverlauf zu berichten.